«Ручное» проведение операций при закупках сырья, материалов, товаров и услуг отнимает много сил и времени. Достаточно сложно координировать действия множества поставщиков в множестве мест и при этом оставаться уверенным в качестве, адекватной цене и условиях поставок. Для многих организаций автоматизация процессов закупок даст быстрое и существенное расширение ваших возможностей в снабжении через повышение эффективности и грамотного приложения всей «закупочной» энергии предприятия.

Закупки, которые сдерживают рост

Идея выглядит весьма просто. Запросить цены у потенциальных поставщиков. Также задать им вопросы о времени поставок и о статистическом проценте брака. Свести ответы в единый документ. Выбрать того поставщика, чьи ответы были лучше всех остальных. Как это ни прискорбно, данная схема будет работать только в случаях, если ваших поставщиков можно пересчитать по пальцам, а закупаете вы небольшой ассортимент типовых изделий.

Вернемся к реальности. Ваше предприятие быстро растет, заключается все больше контрактов на поставки, ищете лучших поставщиков и при этом необходимо всегда держать руку на пульсе и своевременно реагировать на изменения спроса и предложения.

C ростом объемов, вам все более необходим контроль и прозрачность всех этапов процесса закупок, чтобы быть уверенным в том, что предлагаемые условия наилучшим образом соответствуют стратегии развития предприятия. Иногда, имеет смысл заплатить больше, но взамен получить меньшее время поставки, меньший процент брака или, например, в обмен на услугу «запасы, управляемые поставщиком». Только тесно-интегрированное с базовыми системами предприятия автоматизированное решение по управлению закупками может оказать помощь и обеспечить согласованность, простоту и скорость, требующиеся для того, чтобы сделать ваш процесс закупок конкурентным преимуществом.

Исторически считается, что только большие корпорации с колоссальными объемами закупок и значительными бюджетами на программное обеспечение могут получить выгоды от использования ПО, автоматизирующего закупочные операции. Большинство маленьких и средних по размеру фирм с неохотой идут на дополнительные расходы и затраты, связанные с приобретением сторонней программы управления закупками, поскольку на предприятии эти процессы нераздельны.

Решение: автоматизированное и стандартизированное проведение тендеров на поставку

Времена меняются. Теперь, с использованием модуля Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Проведение тендеров" небольшие и развивающиеся компании могут внедрить решение, которое соединяет в себе выбор поставщика и процесс закупок, а также дает уверенность в том, что выбрано действительно наилучшее предложение. Данное решение упрощает процесс создания, открытия тендера, приглашения участников, а также анализа результатов и определения победителей в тендерах любой степени сложности. Модуль Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Проведение тендеров" имеет web-интерфейс и предназначен для совместной работы как сотрудников вашей организации, так и потенциальных и существующих ваших поставщиков. Вдобавок, данный модуль разработан на стандартном инструментарии Oracle JD Edwards EnterpriseOne в тесной интеграции с "Управлением запасами" и "Закупками", что позволяет также снизить расходы на сбор информации.

Четыре конкретных шага для компаний, совершающих закупки:

Шаг 1. Разработка тендера: Успех проведения любого тендера зависит от набора четко сформулированных вопросов, ответы на которые можно легко оценить в соответствии с едиными и неизменными критериями оценки. Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Проведение тендеров" предоставляет возможность для разработки уникального набора вопросов для каждого тендера или же, выбора из уже существующей базы вопросов. Система предлагает гибкую структуру возможных полей для ответов. Возможные варианты: ввод даты, выбор из списка значений, диапазон цен или свободное поле для ответа или комментария. Это подходит для ответов на вопросы как имиджевого уровня (о компании, об опыте работы, о достижениях), так и детального уровня, которые более подробно описывают предлагаемый продукт и/или услуги. Закупщики могут направлять претендентам запросы RFI (Request for Information — запрос информации) для изучения новых потенциальных поставщиков или запросы RFQ (Request for Quote — запрос расценок) для получения детализированной информации и цен по продуктам или услугам. Услуги и товары могут быть объединены в едином тендере.

Не все сырье, материалы, так же, как не все поставщики одинаковы. Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Проведение тендеров" дает возможность закупщикам присвоить весовые коэффициенты вопросам и возможным вариантам ответов на них. Некоторые вещи не могут быть предметом переговоров, такие, как например, размеры стальных фитингов, опыт компании или показатели качества. Однако они влияют на оценку. Использование взвешенных коэффициентов эффективно определяет поставщиков, не соответствующих заявленным критериям и помогает быстро сузить круг поиска для анализа, кто же из поставщиков наилучшим образом подходит к требованиям тендера.

Шаг 2. Открытие тендера: Модуль Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Проведение тендеров" рассылает e-mail приглашения на участие в тендере потенциальным поставщикам. В этом приглашении описываются детали проведения тендера и информация для доступа в систему. Участниками тендера могут быть как уже существующие поставщики, так и специально выбранные (например, по отрасли), так и в ряде случаев вообще любой желающий. Претенденты должны зарегистрироваться на портале. Уже зарегистрированные ранее существующие поставщики пропускают данный шаг.

Закупщики могут опубликовать детали тендера, чтобы претенденты могли подготовить более детальные и качественные предложения. В течение тендера закупщики не могут изменить условия проведения и критерии отбора. Если же условия меняются, то всем участникам тендера тут же направляется e-mail со ссылкой на обновленные условия.

Шаг 3. Сбор и сравнение предложений по тендеру: Как упоминалось ранее, вначале претендентам необходимо зарегистрироваться, чтобы создалась заполненная запись в Адресной Книге системы Oracle JD Edwards EnterpriseOne. Закупщики определяют, будут ли претенденты видеть свои оценки — весовые коэффициенты для каждого вопроса тендера. Претендент может сохранить в системе не полностью заполненное предложение с тем, чтобы позже его дополнять и изменять. Само предложение не будет доступно для просмотра закупщику до тех пор, пока претендент не подтвердит, что формирование предложения завершено.

С предложениями, приведенными к единому формату и взвешенными оценками, закупщики могут намного быстрее и объективнее определить наилучшего поставщика для запрашиваемых товаров и услуг. Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Проведение тендеров" допускает до трех предложений на экране для одновременного просмотра и анализа, анализ «друг за другом», а также представления типа «детальное» или «сводка».

Шаг 4. Определение победителя: Тендер может быть завершен победой одного или нескольких претендентов. Заказы на закупку (или рамочные заказы на закупку) могут быть сформированы автоматически. Карточка поставщика будет создана на основе информации, введенной претендентом в начале тендера. Записи о новых товарно-материальных ценностях тоже могут быть созданы автоматически. Сделайте закупки своим конкурентным преимуществом! Пользователи Oracle JD Edwards EnterpriseOne получают значительные выгоды от внедрения широкой функциональности системы, все модули которой связаны друг с другом и используют единое информационное пространство. Система позволяет компаниям делать больше с меньшими затратами. Предоставьте своим пользователям больше возможностей управления с меньшими потерями информации! Используйте больше стратегических приложений за меньшие деньги.

Сделайте свои бизнес процессы более четкими, но не разрывайте свой бизнес разными и несвязанными приложениями

Пользователи Oracle JD Edwards EnterpriseOne получают значительные выгоды от внедрения широкой функциональности системы, все модули которой связаны друг с другом и используют единое информационное пространство. Система позволяет компаниям делать больше с меньшими затратами. Предоставьте своим пользователям больше возможностей управления с меньшими потерями информации! Используйте больше стратегических приложений за меньшие деньги. Сделайте свои бизнес процессы более четкими, но не разрывайте свой бизнес разными и несвязанными приложениями.

Модуль Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Проведение тендеров" продолжает традиции всей системы Oracle JD Edwards EnterpriseOne и автоматизирует ручные операции, одновременно обеспечивая прозрачность процесса на всех этапах и через все отделы вашей организации. Закупщики повышают свою эффективность, используя опыт и наработки предыдущих тендеров, а также меньше отвлекаются на рутинные операции типа e-mail приглашений для участников. Выгоды предложений потенциальных поставщиков становятся более наглядными с использованием весовых коэффициентов, структурирования ответов и возможностей сравнения, предоставляемых системой.

Функциональные возможности

• Автоматическое создание записи в адресной книге при регистрации претендента.
• Присвоение весовых коэффициентов вопросам и вариантам ответов.
• Персональная отправка информации о тендере претендентам.
• Поддержка работы с RFI и RFQ.
• Структурированный формат ответов претендентов.
• Один или несколько возможных победителей тендера.
• Автоматическое создание записей в справочнике номенклатуры для новых позиций.

Интеграция решения

Вместе с модулем Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Проведение тендеров" компания может приобрести также другие модули и функциональные блоки системы Oracle JD Edwards EnterpriseOne, с которыми данный модуль тесно интегрирован:

• Управление закупками (Supply Management):
  • Рабочее место Закупщика (Buyer Workspace).
  • Рабочее место Поставщика (Supplier Workspace).
  • Самостоятельное внесение заявок (Requisition Self-Service).
• Управление цепочками поставок (Supply Chain Execution).
• Планирование цепочек поставок (Supply Chain Planning)

  Скачать брошюру ...