|
В обязанности отдела расчетов с кредиторами (РК) входит налаживание и поддержка партнерских отношений с поставщиками с целью обеспечения поставок в короткие сроки и осуществления своевременной оплаты поставщикам.
Отдел РК должен иметь быстрый доступ к информации о поставщиках, такой как сроки оплаты, а также информации о сальдо, чтобы обсудить с поставщиками цены и скидки. После получения счета-фактуры отдел РК должен создать записи по обязательствам, а также по соответствующим затратам или активам. В зависимости от размера компании отдел РК может получать ежедневно сотни счетов-фактур, и поэтому ему необходима система, которая будет быстро и правильно создавать ваучеры.
Иногда в обязанности отдела РК может входить подбор ваучеров для счетов-фактур и заказов покупки других отделов, например, отдела закупок. Поэтому отделу требуется такая система расчетов с кредиторами, которая бы взаимодействовала с другими отделами и системами.
Цель работы отдела РК состоит в осуществлении платежей вовремя, правильно, как можно эффективнее, а также в соответствии с требованиями поставщиков. Перед тем как осуществить оплату поставщикам, сотрудники отдела РК должны учесть несколько факторов, таких как срок платежа по счету-фактуре, предоставление скидок, а также наличие денежной суммы по отношению к сумме, подлежащей оплате поставщикам.
Оплата поставщикам осуществляется различными способами, например, с помощью электронного перевода, платежного поручения или чека. Может понадобиться указать в чеке определенную информацию, такую как номер счета-фактуры или номер заказа покупки. Международная компания может осуществлять платежи в нескольких валютах. Обычно поставщики требуют оплату за товар до его доставки или до выполнения услуг. Сумма предоплаты должна соответствовать фактической сумме счета-фактуры, полученному после поступления товара.
Таким образом, отделу РК нужна такая система расчетов с кредиторами, которая смогла бы согласовывать предоплату с будущими счетами-фактурами, которая предлагала бы большой выбор способов оплаты.
Обзор модуля
Модуль Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Расчеты с кредиторами" (Accounts Payable) предоставляет полный спектр средств для выполнения задач отдела РК и многих других. Модуль включает как стандартные процедуры, так и операции, характерные только для отдельной компании.
Если во время обработки ваучеров необходимо установить счет переходящих сумм, модуль Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Расчеты с кредиторами" допускает выполнение такой операции, не прерывая обработки. При обработке платежей можно настроить модуль таким образом, чтобы он использовал скидки и осуществлял оплату поставщикам в соответствии с их требованиями. Используя модуль Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Расчеты с кредиторами", можно осуществлять платежи с помощью электронного перевода, телеграфа, чеков или векселей. Также можно ввести в модуль информацию о разных банковских счетах, чтобы получить скидки, предоставляемые банками за использование услуг банка поставщика.
Модуль предоставляет возможность эффективного управления денежными средствами, поскольку контроль над выполнением обработки осуществляется пользователем, а не системой. На каждом этапе обработки данных указывается следующий этап, и система вычисляет сумму налогов, скидок и конвертирует валюты, в соответствии с установленными пользователем требованиями. Модуль Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Расчеты с кредиторами" позволяет учитывать несколько переменных величин, перед тем, как предоставить платеж поставщику. Переменными величинами является дата платежа по счету-фактуре, информация о возможности применения скидки и наличии денежной суммы по отношению к сумме, подлежащей оплате поставщикам.
Важным фактором в создании эффективной цепочки поставок является непрерывное сотрудничество с поставщиками. Модуль Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Расчеты с кредиторами" предоставляет все необходимые средства для достижения этой цели. Например, сроки платежа и предпочтения, информация о сальдо счетов поставщиков и возможность просмотра данных обо всех закупках, сделанных у поставщиков, чтобы компания могла обсудить с поставщиками наиболее оптимальные цены. Данный модуль также позволяет поставщикам с помощью режима самообслуживания самостоятельно просматривать информацию о ваучерах и платежах.
Для тех организаций, которые имеют представительства по всему миру, программное обеспечение компании Oracle JD Edwards EnterpriseOne предоставляет все необходимые средства для эффективной работы с несколькими странами с разной валютой, государственным языком и требованиями законодательства. Также подсистемы Oracle JD Edwards EnterpriseOne предоставляют возможность осуществлять платежи в различных валютах, не создавая при этом ваучера на сумму в альтернативной валюте.
Особенности модуля
Данный модуль предоставляет много возможностей, которые определяются самим пользователем. Эти функциональные возможности позволяют настроить модуль в соответствии с требованиями хозяйственной деятельности компании и эффективно управлять расчетами с кредиторами.
Управление данными о поставщиках
Благодаря эффективному управлению данными о поставщиках можно улучшить взаимоотношения с поставщиками, а также максимально использовать возможности отдела закупок. В ходе управления информацией о поставщике пользователь определяет следующее:
- Отправляет ли поставщик счета-фактуры в иностранной валюте (которая автоматически конвертируется в национальную валюту)
- Вид оплаты, предпочитаемый поставщиком (чек, тратта или электронный перевод)
- Отправлять ли платежи непосредственно поставщику, в головной офис или по другому адресу
- Какие сроки оплаты и налоговые коды используются поставщиком
- Инструкции по закупке
Для каждого поставщика можно просматривать такую информацию, как сальдо, перенесенное на следующий период, неоплаченные суммы по отношению к платежам с использованием запросов в интерактивном режиме.
Управление бизнес-процессом
Благодаря эффективному управлению бизнес-процессами система позволяет реализовать текущие цели и вносить поправки при изменении этих целей. Данная функциональная возможность включает:
Различные методы ввода ваучеров
Когда поставщик отправляет счет-фактуру, она вводится в модуль Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Расчеты с кредиторами" в виде ваучера. Ваучеры можно вводить, используя один из следующих методов ввода счетов-фактур:
- Стандартный (Standard)
- Ускоренный (Speed Multi)
- Регистрация ваучеров (Voucher logging)
- Повторяющиеся ваучеры (Recurring)
- Предоплата (Prepayment)
- Несколько компаний, один поставщик
- Несколько ваучеров, один поставщик
- Несколько ваучеров, несколько поставщиков
Процесс ввода можно сделать более эффективным, используя модельные журнальные записи для ваучеров, для которых используются одни и те же счета.
Предупреждение о повторном вводе счета-фактуры
Предупреждение о повторном вводе счета-фактуры указывает на то, что было введено несколько счетовфактур с одинаковым номером. Данное предупреждение снижает возможность путаницы и позволяет предотвратить повторный ввод одного и того же платежа.
Гибкие структуры налогообложения
В разных странах существуют различные требования по налогообложению, предъявляемые к поставщикам. В модуле Oracle JD Edwards EnterpriseOne поддерживаются такие структуры налогообложения, как GST (налог на товары и услуги), PST (налог на продажу в определенной провинции), НДС (налог на добавленную стоимость), налог на налог и ваучеры, содержащие только сумму налога.
Обработка платежа
Независимо от того, осуществляется ли оплата по ваучерам автоматически или вручную, результат будет правильным. Можно упорядочить ваучеры и настроить модуль таким образом, чтобы он осуществлял обработку платежей. Или же, можно выбрать ваучеры для оплаты вручную, для раздельной или частичной оплаты, исходя из требований к наличным средствам.
Дополнительным методом оплаты является оплата с помощью тратты. Тратта, которая представляет собой обещание погасить долг, используется во многих странах мира. Поскольку в основе обязательств лежит различная законодательная база, требования и процедуры обработки тратты будут отличаться от соответствующих требований при обычной обработке платежей.
Составление отчетов
Для успешного управления расчетами с кредиторами необходима информация о потоке наличности, классификации по срокам оплаты, скидках и т.д. Благодаря дизайну модуля Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Расчеты с кредиторами", который позволяет сэкономить время обработки, можно просматривать, анализировать и работать в интерактивном режиме с данными о поставщиках, историей платежей, ваучерами, и другой информацией. В дополнение к этому, эти данные можно отображать в отчетах.
Работа на международном уровне
Данные функциональные возможности позволяют создать сеть поставщиков, чтобы оптимизировать цену, сроки и доступность товаров. Функциональные возможности работы на международном уровне в модуле Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Расчеты с кредиторами" включают:
- Обработка валют (Currency processing). Оплата ваучеров осуществляется в национальной, иностранной или дополнительной валюте, используя любую валюту мира, от австралийского доллара до бельгийского франка и евро. Также можно прогнозировать платежи по расчетам с кредиторами, исходя из валюты.
- Иностранные языки (Multiple languages). Ведение переписки с поставщиками, используя язык, на котором они предпочитают общаться, чтобы укрепить отношения с поставщиками и избежать недоразумений при обработке ваучеров и другой корреспонденции.
Взаимодействие с другими модулями
Модуль Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Расчеты с кредиторами" взаимодействует с другими модулями Oracle JD Edwards EnterpriseOne, что обеспечивает доступ к данным обо всех операциях по расчетам с кредиторами и к другой информации в модуле Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Расчеты с кредиторами".
С модулем Oracle JD Edwards EnterpriseOne "Расчеты с кредиторами" взаимодействуют следующие модули:
- Главная книга (General Accounting). При обработке ваучера и платежа дебетуются и кредитуются различные счета главной книги. После ввода ваучера счет затрат в главной книге дебетуется, а счет расчетов с кредиторами кредитуется. При оплате ваучера дебетуется счет расчетов с кредиторами и кредитуется банковский счет.
- Закупки (Procurement). Ваучеры создаются при подборе квитанции о покупке для счета-фактуры поставщика.
- Запасы (Inventory). Запасы увеличиваются при покупке и оплате складских товаров.
- Управление контрактами (Contract Management). Ваучеры создаются при использовании цикла промежуточных выплат.
- Управление производственными средствами (Equipment/Plant Management). При вводе затрат на оборудование номер оборудования автоматически переносится из заказа покупки в ваучер. Эта процедура может быть выполнена вручную.
- Учет затрат по проектам (Job Cost). Ваучеры создаются при оплате задания по контракту.
- Основные средства (Fixed Assets). Ваучеры создаются при покупке основного средства или единицы номенклатуры для ремонта данного ОС.
Скачать брошюру ...
|